For legal reasons, Sophia Aeterna's statutes will only be displayed in Dutch.
NAAM EN ZETEL
Artikel 1
De vereniging draagt de naam: SOPHIA AETERNA. Daarnaast mag als afkorting Sophia worden gebruikt. De vereniging is gevestigd te Leiden.
DOEL
Artikel 2
1. De vereniging heeft primair ten doel het contact tussen de leden en de beleving van het vakgebied van de Griekse en Latijnse Taal en Cultuur te bevorderen. Daarnaast streeft de vereniging naar het bevorderen van de contacten met andere Leidse studentenorganisaties en de andere studieverenigingen Griekse en Latijnse Taal en Cultuur in Nederland.
2. Zij tracht deze doelen onder meer te bereiken door:
a. het organiseren van vakinhoudelijke activiteiten, zoals lezingen, studiereizen en excursies;
b. het organiseren van contactbevorderende activiteiten, zoals een introductieweekend, borrels en feesten;
c. het organiseren van activiteiten in samenwerking met andere verenigingen en organisaties;
d. het bedingen van voorrechten, speciale prijzen en reducties voor leden;
e. andere middelen die bijdragen aan het realiseren van een of meer van de gestelde doelen.
OPRICHTING, DUUR
Artikel 3
De vereniging is opgericht op eenentwintig maart tweeduizendtwaalf. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd.
MEMBERSHIP
Artikel 4
1. De vereniging kent gewone leden en reünisten. Waar in deze Statuten of in krachtens deze Statuten vastgestelde reglementen of genomen besluiten sprake is van lid of leden worden daaronder de gewone leden begrepen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald of kennelijk anders is bedoeld.
2. Gewone leden zijn zij die zich als lid bij het bestuur hebben aangemeld en door het bestuur als zodanig tot de vereniging zijn toegelaten. Het gewone lidmaatschap vangt aan nadat het bestuur omtrent toelating heeft besloten en de contributie voor (het restant van) het lopende verenigingsjaar is voldaan.
3. Als gewoon lid kunnen worden toegelaten: studenten, oud-studenten, docenten en oud-docenten van de opleiding Griekse en Latijnse Taal en Cultuur van de Universiteit Leiden of van een andere universitaire instelling, of een opleiding die hieraan gerelateerd is en als zodanig wordt erkend door het bestuur.
4. Onder studenten in de zin van lid 3 wordt verstaan: bachelor-, master-, voltijd-, deeltijd-, keuzevak-, à la carte-, contract- en PhD-studenten.
5. Als reünist kunnen worden toegelaten: oud-leden van Sophia Aeterna, oud-studenten, docenten en oud-docenten van de opleiding Griekse en Latijnse Taal en Cultuur van de Universiteit Leiden of van een andere universitaire instelling, of een opleiding die hieraan gerelateerd is en als zodanig wordt erkend door het bestuur.
6. Het bestuur kan om reeds onbepaalde redenen besluiten tot weigering van lidmaatschap of reünistenlidmaatschap. In geval van niet-toelating van leden of reünisten door het bestuur kan de Algemene Ledenvergadering alsnog tot toelating besluiten. Binnen één maand nadat de betreffende persoon van het besluit tot weigering in kennis is gesteld, kan diegene besluiten in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering en daar verweer te voeren. De beroepsprocedure wordt vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement.
Artikel 5
1. Leden hebben recht op deelname aan door de vereniging georganiseerde activiteiten.
Reünisten hebben slechts recht op deelname aan door de vereniging voor hen georganiseerde of opengestelde activiteiten.
2. Het bestuur behoudt desondanks de mogelijkheid om groepen leden, zoals gespecificeerd in het Huishoudelijk Reglement, uit te zonderen van deelname aan activiteiten die om evidente redenen georganiseerd zijn voor een specifieke doelgroep.
Artikel 6
Ieder lid is jaarlijks een bedrag verschuldigd. De hoogte hiervan wordt vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement.
Artikel 7
Het lidmaatschap is persoonlijk en daardoor niet vatbaar voor overdracht of overgang.
Artikel 8
1. Schorsing geschiedt door het bestuur of de Algemene Ledenvergadering. Schorsing betekent een per directe ontzegging tot iedere activiteit georganiseerd door of bij name van Sophia Aeterna voor een nader door het bestuur te bepalen periode of voor onbepaalde tijd.
2. Schorsing van een lid of reünist kan alleen geschieden wanneer diegene in strijd met de Statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, zoals onder meer in het geval dat, ondanks betalingsherinnering, de jaarlijkse bijdrage niet of niet tijdig wordt betaald of wanneer het lid de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
3. Binnen één maand nadat het lid of de reünist van het besluit tot schorsing in kennis is gesteld, kan diegene besluiten in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering en daar verweer te voeren. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep blijft het lid of de reünist geschorst.
4. Ontheffing van schorsing vindt plaats na een eventuele vooraf vastgestelde periode of na een besluit hiertoe van de Algemene Ledenvergadering of het bestuur.
5. De procedures omtrent schorsing worden vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement.
Artikel 9
1. Het lidmaatschap eindigt:
a. door de dood van het lid of de reünist;
b. door opzegging door het lid of de reünist;
c. door opzegging door de vereniging;
d. door ontzetting.
2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid of de reünist kan slechts geschieden voor het einde van een verenigingsjaar en dient schriftelijk te geschieden. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar. Niettemin is onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap door opzegging mogelijk:
a. indien redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
b. binnen één maand nadat een besluit waarbij de rechten van de leden of reünisten zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard, aan een lid bekend is geworden of medegedeeld, tenzij het een wijziging van de geldelijke rechten en verplichtingen betreft;
c. binnen één maand nadat aan een lid of reünist een besluit is medegedeeld tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie.
3. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft desalniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel door het lid verschuldigd.
4. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging kan eveneens slechts geschieden voor het einde van een verenigingsjaar. De opzegging geschiedt door het bestuur, schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging kan slechts plaatsvinden wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar.
5. Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen geschieden wanneer een lid of reünist herhaaldelijk in strijd met de Statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of wanneer het lid of de reünist de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. De ontzetting geschiedt door de Algemene Ledenvergadering. De Algemene Ledenvergadering kan slechts tot ontzetting besluiten door een daartoe strekkend besluit, genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen.
6. Binnen één maand nadat het lid of de reünist van het besluit tot opzegging of ontzetting in kennis is gesteld, kan diegene besluiten in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering en daar verweer te voeren. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid of de reünist geschorst.
7. De procedures omtrent opzegging en ontzetting worden vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement.
DONATEURS
Artikel 10
Donateurs zijn zij die door het bestuur als zodanig zijn toegelaten. Het bestuur is bevoegd het donateurschap door schriftelijke opzegging te doen eindigen. Donateurs zijn verplicht jaarlijks aan de vereniging een geldelijke bijdrage te verlenen, waarvan de minimale omvang door de Algemene Ledenvergadering, al dan niet bij Huishoudelijk Reglement, wordt vastgelegd.
GELDMIDDELEN
Artikel 11
De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
a. de jaarlijkse bijdragen van de leden;
b. de jaarlijkse bijdragen van de donateurs;
c. schenkingen;
d. subsidies;
e. sponsorgelden;
f. erfstellingen en legaten;
g. inkomsten uit activiteiten van de vereniging en haar eigen vermogen;
h. andere baten.
BOARD
Artikel 12
1. Het bestuur bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zes natuurlijke personen. Het bestuur bestaat in ieder geval uit een Praeses, Ab-actis en Quaestor en kan aangevuld worden met een of meerdere assessoren.
2. De bestuursleden worden door de Algemene Ledenvergadering benoemd uit de gewone leden van de vereniging. De Algemene Ledenvergadering stelt het aantal bestuursleden vast.
3. Uit hun midden kiezen de bestuursleden een Vice-Praeses, die als plaatsvervanger optreedt wanneer de Praeses afwezig is. De Praeses kan niet als Vice-Praeses gekozen worden.
4. Bestuursleden worden steeds benoemd voor een periode van één verenigingsjaar zoals beschreven in artikel 24 van deze Statuten. Leden kunnen meerdere verenigingsjaren een bestuursfunctie vervullen.
5. Bij beëindiging van een bestuurslidmaatschap zoals beschreven in artikel 13, wordt zo spoedig mogelijk voorzien in de openstaande vacature voor een verplichte bestuursfunctie, zoals bepaald in lid 1, voor het resterende verenigingsjaar, tenzij de Algemene Ledenvergadering besluit niet in de vacature te voorzien. Zo nodig vindt door het bestuur met goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering een herverdeling van de functies plaats. Een niet voltallig bestuur blijft bestuursbevoegd.
Artikel 13
1. Het bestuurslidmaatschap eindigt:
door aftreden van het bestuurslid zelf;
door het eindigen van het verenigingslidmaatschap;
door ontslag door de Algemene Ledenvergadering volgens de procedure zoals beschreven in lid 2;
door ondercuratelestelling;
door faillissementsverklaring van het bestuurslid, wanneer een regeling in het kader van de Schuldsaneringsregeling natuurlijke personen op het bestuurslid van toepassing wordt verklaard of wanneer het bestuurslid surseance van betaling verkrijgt.
2. Afzonderlijke bestuursleden kunnen te allen tijde onder opgaaf van redenen door de Algemene Ledenvergadering worden geschorst en ontslagen. Ter zake van schorsing of ontslag besluit de Algemene Ledenvergadering met een meerderheid van tweederde van de uitgebrachte stemmen. Het geschorste bestuurslid wordt in de gelegenheid gesteld zich in de Algemene Ledenvergadering te verantwoorden en kan zich daarbij door een raadsman doen bijstaan.
3. Indien in het geval van schorsing van een bestuurslid door de Algemene Ledenvergadering niet binnen drie maanden tot zijn ontslag is besloten, eindigt de schorsing.
Artikel 14
1. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging.
2. Het bestuur is, behoudens het in lid 3 van dit artikel bepaalde, mede bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt.
3. Het bestuur behoeft de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering voor besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, hiervoor in lid 2 omschreven. Zonder voormelde goedkeuring kan de vereniging ter zake van deze rechtshandelingen niet rechtsgeldig worden vertegenwoordigd.
Artikel 15
1. Het bestuur kan, tot wederopzegging, taken en bevoegdheden delegeren aan eventuele commissies.
2. Commissies bestaan slechts uit leden van de vereniging.
3. De wijze van benoeming en andere regelingen omtrent commissies worden vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement.
Article 16
1. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging.
2. Het bestuur kan volmacht verlenen aan één of meer bestuursleden alsook aan anderen om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
DE ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 17
Aan de Algemene Ledenvergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe die niet door de wet of de Statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
Artikel 18
De Algemene Ledenvergaderingen worden gehouden in de statutaire vestigingsplaats van de vereniging.
Artikel 19
1. De bijeenroeping der Algemene Ledenvergadering geschiedt door schriftelijke mededeling aan de stemgerechtigden op een termijn van ten minste vijf werkdagen. Bij de bijeenroeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld en de te behandelen stukken meegestuurd.
2. Indien de Algemene Ledenvergadering opgeroepen is op kortere dan de voorgeschreven termijn, kan de Algemene Ledenvergadering niettemin rechtsgeldige besluiten nemen, tenzij één tiende gedeelte van de stemmen van de aanwezigen die gerechtigd zijn tot het uitbrengen daarvan in die vergadering zich daartegen verzet. Hetzelfde geldt voor besluiten bij onderwerpen die niet op de agenda vermeld zijn, behalve bij wijziging van de Statuten.
Artikel 20
1. Jaarlijks worden ten minste drie Algemene Ledenvergadering gehouden, waarvan de inhoud wordt vastgesteld in het Huishoudelijk Reglement.
2. Naast deze verplichte Algemene Ledenvergadering worden Algemene Ledenvergaderingen bijeengeroepen door het bestuur zo dikwijls als men dit wenselijk oordeelt.
3. Op schriftelijk verzoek van een bepaald aantal stemgerechtigde leden, namelijk minstens gelijk aan het aantal bestuursleden in functie plus één, is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een Algemene Ledenvergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek. Indien aan het verzoek binnen tien werkdagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot de bijeenroeping van de Algemene Ledenvergadering overgaan. Deze vergadering kan in dat geval plaatsvinden zonder aanwezigheid van de bestuursleden. De verzoekers kunnen dan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding der vergadering en het opstellen der notulen.
Artikel 21
1. Toegang tot de Algemene Ledenvergadering hebben de leden die niet geschorst zijn, alsmede degenen die daartoe door het bestuur en/of de Algemene Ledenvergadering zijn uitgenodigd. Zij hebben het recht ter vergadering het woord te voeren. Een geschorst lid heeft toegang tot de vergadering waarin het besluit tot schorsing wordt behandeld en is bevoegd daarover het woord te voeren.
2. Stemgerechtigd in de Algemene Ledenvergadering zijn de leden. Ieder van hen heeft één stem. Ieder die stemgerechtigd is kan aan een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem. Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden.
3. De Algemene Ledenvergadering kan slechts rechtsgeldige besluiten nemen indien een aantal leden, niet zijnde bestuursleden, dat minstens gelijk is aan het aantal bestuursleden in functie plus één, aanwezig is.
4. Een eenstemmig besluit van al degenen die in de Algemene Ledenvergadering stemgerechtigd zijn, ook al zijn zij niet in vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het gehele bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de Algemene Ledenvergadering.
5. De voorzitter stelt de wijze vast waarop de stemmingen in de Algemene Ledenvergadering worden gehouden.
6. Alle besluiten waaromtrent bij de wet of bij deze Statuten geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen, dan beslist het lot. Indien bij verkiezing tussen meer dan twee personen door niemand een volstrekte meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen die het grootste aantal stemmen kregen, zo nodig na tussenstemming.
Artikel 22
1. De voorzitter van de Algemene Ledenvergadering is de Praeses der vereniging of, bij diens afwezigheid, de Vice-Praeses of, indien ook deze afwezig is, het oudste aanwezige bestuurslid, tenzij de Algemene Ledenvergadering anders besluit.
2. Het door de voorzitter van de vergadering ter Algemene Ledenvergadering uitgesproken oordeel dat door de vergadering een besluit is genomen, is beslissend. Hetzelfde geldt voor diens oordeel over de inhoud van een genomen besluit, voorzover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
Artikel 23
1. De Ab-actis of een door de voorzitter van de vergadering aangewezen persoon houdt notulen van het ter Algemene Ledenvergadering verhandelde.
2. Deze notulen worden door de Ab-actis binnen tien werkdagen rondgestuurd aan de leden en in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de notulist van die vergadering ondertekend.
VERANTWOORDING
Artikel 24
Het boek- en verenigingsjaar van de vereniging vangt aan op één september en eindigt op eenendertig augustus daaropvolgend.
Artikel 25
1. Het bestuur overlegt omtrent de getrouwheid van de financiële stukken aan de Algemene Ledenvergadering een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek. Indien dit niet het geval is, benoemt de Algemene Ledenvergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur uitmaken, vanaf nu de kascontrolecommissie genoemd.
2. De financiële stukken worden tweemaal per jaar gecontroleerd en wel voorafgaand aan de verplichte Algemene Ledenvergaderingen zoals wordt vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement. In geval van een kascontrolecommissie doet het bestuur deze stukken ten minste één maand voor de dag waarop de betreffende Algemene Ledenvergadering zal worden gehouden en waarin deze zullen worden behandeld, toekomen aan de kascontrolecommissie. De kascontrolecommissie onderzoekt deze stukken en doet aan de Algemene Ledenvergadering verslag van haar bevindingen.
3. Het bestuur is verplicht aan de kascontrolecommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage in de boeken en bescheiden der vereniging te geven.
STATUTENWIJZIGING
Artikel 26
1. Wijziging van de Statuten kan slechts plaatshebben door een besluit van de Algemene Ledenvergadering. Deze Algemene Ledenvergadering wordt opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de Statuten zal worden voorgesteld.
2. Zij die de bijeenroeping tot de Algemene Ledenvergadering ter behandeling van een voorstel tot Statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste vijf werkdagen voor de dag der vergadering aan de leden een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, ter inzage beschikbaar stellen, in ieder geval tot na de afloop van de dag waarop de vergadering werd gehouden.
3. Tot wijziging van de Statuten kan door de Algemene Ledenvergadering slechts worden besloten met een meerderheid van ten minste tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen in een vergadering waar ten minste de helft plus één van het aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
4. Indien in een dergelijke vergadering niet het vereiste aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is om tot wijziging van de Statuten te kunnen besluiten, wordt een tweede vergadering gehouden op een termijn van ten minste tien en ten hoogste dertig werkdagen. In deze vergadering geldt de verzwaarde aanwezigheidseis die in lid 3 neergelegd is niet, maar kan, met inachtneming van hetgeen in artikel 21 lid 3 bepaald is, tot wijziging van de Statuten worden besloten met een meerderheid van drievierde van het totaal aantal uitgebrachte stemmen.
5. De wijziging treedt in werking nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en de gewijzigde Statuten neer te leggen ten kantore van het handelsregister.
6. Het bepaalde in de leden 1 en 2 van dit artikel is niet van toepassing, indien in de Algemene Ledenvergadering alle stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en het besluit tot Statutenwijziging met algemene stemmen wordt genomen.
ONTBINDING EN VEREFFENING
Artikel 27
1. Het bepaalde in artikel 26 leden 1, 2, 3, 4 en 6 is van overeenkomstige toepassing op een besluit van de Algemene Ledenvergadering tot ontbinding van de vereniging.
2. De Algemene Ledenvergadering stelt bij haar in het vorige lid bedoelde besluit de bestemming vast voor het batig saldo en wel zoveel mogelijk in overeenstemming met het doel van de vereniging.
3. De vereffening geschiedt door het bestuur.
4. Na de ontbinding blijft de vereniging voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de Statuten zoveel mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de vereniging uitgaan, moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden “in liquidatie”.
5. De vereniging houdt op te bestaan op het tijdstip waarop geen aan haar, dan wel aan de vereffenaars, bekende baten meer aanwezig zijn. De vereffenaars doen van de beëindiging opgave aan het artikel 26 lid 5 vermelde register.
6. De boeken en bescheiden van de ontbonden vereniging moeten worden bewaard gedurende twintig jaren na afloop van de vereffening. Bewaarder is degene die door de vereffenaars als zodanig is aangewezen.
REGLEMENTEN
Artikel 28
1. De Algemene Ledenvergadering kan een of meer reglementen vaststellen of wijzigen, waarin onderwerpen worden geregeld waarin door deze Statuten niet of niet volledig wordt voorzien.
2. Een reglement mag geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met de wet of met deze Statuten.
3. Op besluiten tot vaststelling en tot wijziging van een reglement is het bepaalde in artikel 26 leden 1 en 2 van overeenkomstige toepassing.