Huishoudelijk Reglement | Sophia Aeterna Leiden

Op deze pagina is het huisreglement van Sophia Aeterna te lezen. Alle leden behoren zich naar dit huisreglement te gedragen. Wijzigingen kunnen doorgevoerd worden door de ALV. Het reglement is voor het laatst gewijzigd op 20 maart 2023. Het huisreglement kan ook hier worden gedownload.

LIDMAATSCHAP

Artikel 1 – Leden

Sophia Aeterna is de studievereniging voor studenten van de bacheloropleiding GLTC en de track Classics van de (Res)MA opleiding Classics and Ancient Civilizations. Alle studenten en docenten van deze en gelijksoortige opleidingen en andere geïnteresseerden worden van harte uitgenodigd om zich als lid aan te melden.
Nieuwe leden kunnen zich gedurende het hele jaar schriftelijk aanmelden voor het lidmaatschap.
Het lidmaatschap duurt voort tot wederopzegging. Opzeggen van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden voor 1 september. Bij niet nakomen hiervan, is men verplicht de contributie voor het volgende verenigingsjaar alsnog te voldoen.

Artikel 2 – Reünisten

Bij het opzeggen van het lidmaatschap wordt leden gevraagd of zij hun lidmaatschap willen omzetten in een reünistenlidmaatschap.
Daarnaast kunnen reünisten zich gedurende het hele jaar schriftelijk aanmelden.
Het reünistenlidmaatschap duurt voort tot schriftelijke wederopzegging.
Sophia Aeterna brengt haar reünisten per e-mail op de hoogte van voor hen georganiseerde of opengestelde activiteiten.

Artikel 3 – Doelgroepen

Sophia Aeterna brengt haar leden per e-mail op de hoogte van de activiteiten.
Op grond van artikel 5 van de Statuten hebben alle leden recht op deelname aan de activiteiten. Het bestuur heeft echter de mogelijkheid om activiteiten voor specifieke doelgroepen te organiseren.
De volgende doelgroepen worden onderscheiden:
1. eerstejaarsstudenten;
2. bachelorstudenten;
3. masterstudenten;
4. (oud-)commissieleden;
5. oud-bestuursleden;
6. reünisten;
7. overige doelgroepen.
Het bestuur heeft het recht om groepen leden uit te zonderen van deelname aan activiteiten die om evidente redenen georganiseerd zijn voor een specifieke doelgroep.

Artikel 4 – Contributie

Op grond van artikel 6 van de Statuten heft de vereniging contributie onder haar leden. Deze contributie bedraagt jaarlijks € 15,-.
De leden die later in het jaar lid worden, betalen ook € 15,-.
Het bestuur wordt vrijgesteld van het betalen van contributie.
Betaling geschiedt handmatig door de leden binnen een door het bestuur bepaalde termijn.
Leden die hun contributie niet betaald hebben, genieten, totdat de betaling is voldaan, niet de voordelen van het lidmaatschap.

Artikel 5 – Persoonsgegevens

Persoonsgegevens die worden verstrekt bij inschrijving voor het lidmaatschap van Sophia Aeterna, reizen en excursies, worden vertrouwelijk behandeld en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming verwerkt.
Sophia Aeterna vraagt bij inschrijving van haar leden hun naam, geboortedatum, e-mailadres, studie(richting) en studiefase. Wanneer wijzigingen plaatsvinden in de persoonsgegevens, geven leden deze schriftelijk door.
Sophia Aeterna houdt deze gegevens ten behoeve van het beheer van het interne ledenbestand.
Sophia Aeterna houdt deze gegevens alleen voor zichzelf en zal deze gegevens nooit aan derden verstrekken waarmee geen verwerkingsovereenkomst is gesloten.
Sophia Aeterna houdt deze gegevens gedurende de duur van het lidmaatschap. Na beëindiging van het lidmaatschap worden deze gegevens voor het einde van het verenigingsjaar vernietigd.
Bij voortzetting van het lidmaatschap als reünist vraagt Sophia Aeterna aan reünisten opnieuw of hun persoonsgegevens bewaard mogen worden.
Leden hebben het recht om te allen tijde:
1. de gegevens die zij aan Sophia Aeterna hebben verstrekt, in te zien;
2. gegeven toestemming voor gegevensverwerking in te trekken en zodoende op redelijke termijn uit het bestand gewist te worden;
3. na beëindiging van het lidmaatschap zo snel mogelijk uit het ledenbestand gewist te worden;
4. een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder bij schending van normen uit dit artikel of uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

PROCEDURES AANGAANDE HET LIDMAATSCHAP

Artikel 6 – Weigering lidmaatschap

Op grond van artikel 4 lid 6 van de Statuten kan het bestuur om reeds onbepaalde redenen besluiten tot weigering van lidmaatschap.
Het bestuur dient een weigering van lidmaatschap schriftelijk kenbaar te maken aan de desbetreffende persoon en brengt de persoon op de hoogte van het recht om in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering en de procedure die daartoe gevolgd moet worden.
Het bestuur dient tevens de Algemene Ledenvergadering bij de eerstvolgende bijeenkomst op de hoogte te stellen van de lidmaatschapsweigering.
Een geweigerd lid heeft toegang tot de vergadering waarin het besluit tot weigering wordt behandeld en is bevoegd daar het woord te voeren betreffende het beroep.

Artikel 7 – Schorsing

Op grond van artikel 8 van de Statuten geschiedt schorsing door het bestuur of de Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur dient een schorsing schriftelijk kenbaar te maken aan de betreffende persoon en brengt de persoon op de hoogte van het recht om in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering en de procedure die daartoe gevolgd moet worden.
Het bestuur dient tevens de Algemene Ledenvergadering bij de eerstvolgende bijeenkomst op de hoogte te stellen van de schorsing.
Ontheffing van schorsing vindt plaats na een eventuele vooraf vastgestelde periode of na een besluit hiertoe van de Algemene Ledenvergadering of het bestuur.

Artikel 8 – Opzegging lidmaatschap

Op grond van artikel 9 lid 4 van de Statuten geschiedt opzegging van het lidmaatschap door het bestuur of door het lid.
Indien het bestuur het lidmaatschap opzegt, dient het de opzegging schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken kenbaar te maken aan de betreffende persoon en de persoon op de hoogte te brengen van het recht om in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering en de procedure die daartoe gevolgd moet worden.
Het bestuur dient tevens de Algemene Ledenvergadering bij de eerstvolgende bijeenkomst op de hoogte te stellen van de opzegging.

Artikel 9 – Ontzetting lidmaatschap

Op grond van artikel 9 lid 5 van de Statuten geschiedt ontzetting uit het lidmaatschap door de Algemene Ledenvergadering.
De Algemene Ledenvergadering kan slechts tot ontzetting besluiten door een daartoe strekkend besluit, genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen.
Het bestuur dient de ontzetting schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken kenbaar te maken aan de betreffende persoon en de persoon op de hoogte te brengen van het recht om in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering en de procedure die daartoe gevolgd moet worden.

Artikel 10 – Beroep na besluit tot weigering, schorsing, opzegging of ontzetting

Op grond van artikel 4 lid 6, artikel 8 lid 3 en artikel 9 lid 6 van de Statuten kan de betreffende persoon binnen één maand tegen het besluit in beroep gaan bij de Algemene Ledenvergadering.
De betreffende persoon stuurt daartoe een e-mail naar het bestuur van Sophia Aeterna, ter attentie van de Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur roept binnen één maand een Algemene Ledenvergadering bijeen om het beroep te behandelen.
Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.

BESTUUR

Artikel 11 – Functieomschrijving bestuur

Op grond van artikel 12 van de Statuten leidt de Praeses zowel de bestuursvergaderingen als de Algemene Ledenvergadering. De Praeses draagt eindverantwoordelijkheid voor alle activiteiten van de vereniging. Onder de verantwoordelijkheid van de Praeses, indien nodig bijgestaan of vervangen door overige bestuursleden, vallen daarnaast onder andere de volgende taken:
1. zorg dragen voor de uitvoering van alle uitgaande besluiten van de vereniging;
2. het beleid van het bestuur coördineren;
3. het contact met de opleiding onderhouden;
4. als gezicht en aanspreekpunt van de vereniging optreden.
De Vice-Praeses vervangt de Praeses als eerst aangewezene bij diens afwezigheid.
De Ab-actis is verantwoordelijk voor alle verslaglegging, met uitzondering van de financiële verslaglegging, binnen het bestuur. Deze verantwoordelijkheid bestaat onder andere uit de volgende taken:
1. het notuleren van de Algemene Ledenvergaderingen;
2. het notuleren van bestuursvergaderingen;
3. de correspondentie van de vereniging;
4. het bijhouden van de ledenbestanden;
5. het bijhouden van het analoge en digitale archief.
De Quaestor is verantwoordelijk voor alle financiële zaken. De taken van de Quaestor bestaan onder andere uit:
1. het innen van de contributie;
2. het opstellen van een begroting, waarin de verwachte inkomsten en uitgaven worden weergegeven;
3. het bijhouden van een kasboek, waarin de inkomsten en uitgaven van de vereniging worden bijgehouden;
4. het opstellen van een financieel jaaroverzicht, waarin de definitieve baten en lasten worden gepresenteerd;
5. het bijstaan en controleren van de financiën van de commissies;
6. het archiveren van de financiële administratie.
De Assessor is verantwoordelijk voor het contact tussen het bestuur en de commissies, alsmede het bestuur en de overige studieverenigingen. Deze bezigheden kunnen eventueel verdeeld worden onder meerdere assessoren. De taken van de Assessor bestaan onder andere uit:
1. contact onderhouden met de commissies;
2. contact onderhouden met de studieverenigingen binnen de faculteit Geesteswetenschappen van de Universiteit Leiden;
3. contact onderhouden met de andere studieverenigingen GLTC en Oudheidkunde in Nederland;
4. contact onderhouden met de Assessor van de Faculteit Geesteswetenschappen van de Universiteit Leiden;
5. het bijwonen van verenigingsoverstijgende overleggen.

Artikel 12 – Tegenstrijdig belang

Een bestuurslid mag niet mee beraadslagen met (een specifiek onderdeel van) de
bestuursvergadering wanneer er sprake is van tegenstrijdig belang.

Artikel 13 – Benoeming bestuur

Het bestuur wordt benoemd door een sollicitatiecommissie.
Deze sollicitatiecommissie heeft als taak het formeren van een kandidaatsbestuur voor het volgende verenigingsjaar.
De sollicitatiecommissie wordt op de Algemene Ledenvergadering, zoals bedoeld in artikel 16 lid 1 sub b, door de Algemene Ledenvergadering benoemd. Zij bestaat uit het zittende bestuur (behoudens artikel 13 lid 5) en twee oud-bestuursleden die zich mogen aanmelden bij het bestuur. Deze oud-bestuursleden sluiten zich hiermee uit voor het solliciteren op een bestuursfunctie.
Wanneer meer dan twee oud-bestuursleden zich aanmelden, besluit de Algemene Ledenvergadering door middel van een schriftelijke stemming welke twee oud-bestuursleden plaats mogen nemen in de sollicitatiecommissie.
Wanneer iemand uit het zittende bestuur besluit opnieuw te solliciteren, moet hij terugtreden uit de sollicitatiecommissie. Eventuele wijziging van de commissie wordt minimaal vijf werkdagen van tevoren schriftelijk bekendgemaakt.
Personen die een bestuursfunctie voor het volgende jaar ambiëren worden uitgenodigd dit bekend te maken bij het bestuur. De periode waarin men zich bekend kan maken wordt vastgesteld door de sollicitatiecommissie.
Na de aanmeldingsperiode gaat de sollicitatiecommissie over tot sollicitatiegesprekken.
Vervolgens kiest de sollicitatiecommissie een kandidaatsbestuur, waarbij de sollicitatiecommissie ook de functieverdeling vaststelt.
Het kandidaatsbestuur wordt geacclameerd op de acclamatie-Algemene
Ledenvergadering indien het kandidaatsbestuur door de meerderheid van de
aanwezigen wordt ingestemd.
1. Indien er geen tegenbestuur is gevormd, kunnen de aanwezigen bij de
  acclamatie-Algemene Ledenvergadering het kandidaatsbestuur slechts
  instemmen of zich onthouden van stemming. Er kan niet tegen worden
  gestemd.
2. In het geval er wel een tegenbestuur is gevormd, zie de procedure zoals
  omschreven in artikel 14.
Op de acclamatie-Algemene Ledenvergadering wordt ook bekend gemaakt welk bestuurslid van het kandidaatsbestuur de functie van Vice-Praeses op zich zal nemen.

Artikel 14 – Tegenbestuur

Op de acclamatie-Algemene Ledenvergadering is er de mogelijkheid om een tegenbestuur te vormen.
Tegenbesturen dienen zich uiterlijk op de acclamatie-Algemene Ledenvergadering kenbaar te maken.
Als een tegenbestuur zich kenbaar maakt, wordt binnen 10 werkdagen een nieuwe Algemene Ledenvergadering georganiseerd, waarop zowel het kandidaatsbestuur als het tegenbestuur een beleidsplan presenteert, mits beide besturen toezeggen dit te doen. Er wordt dan op de volgende Algemene Ledenvergadering gestemd over de kandidatuur van beide besturen.
Indien een kandidaats- of tegenbestuur hier niet toe bereid is, vervalt hun kandidatuur en wordt er nog op de acclamatie-Algemene Ledenvergadering gestemd over het overgebleven bestuur.

Artikel 15 – Wissel bestuur

De bestuurswissel op de Algemene Ledenvergadering geschiedt op de volgende wijze:
1. de Praeses slaat eerst de Assessor uit en vervolgens de Ab-actis;
2. de Praeses draagt zijn voorzitterschap van de Algemene Ledenvergadering over aan de Quaestor door hem tot voorzitter van de Algemene Ledenvergadering te benoemen;
3. de Quaestor slaat de Praeses uit en de nieuwe Praeses in en benoemt hem tot voorzitter van de Algemene Ledenvergadering en overhandigt aan hem ook de kas van de vereniging;
4. de nieuwe Praeses slaat vervolgens de Quaestor uit en slaat daarna de nieuwe Quaestor in en overhandigt hem de kas;
5. de Praeses slaat achtereenvolgens de nieuwe Ab-actis en de nieuwe Assessor in.

ALGEMENE LEDENVERGADERING

Artikel 16

Jaarlijks worden ten minste drie Algemene Ledenvergaderingen gehouden:
1. één ten behoeve van de verslaglegging, verslag van de kascontrolecommissie en bestuurswissel en ten behoeve van de presentatie van de beleidsplannen en de begroting;
2. één ten behoeve van de presentatie van het halfjaarverslag en het verslag van de kascontrolecommissie;
3. één ten behoeve van de acclamatie van het nieuwe bestuur.
In de Algemene Ledenvergadering bedoeld onder lid 1 sub a, gehouden in de maand september:
1. brengt het bestuur zijn jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Tevens legt het bestuur de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering voor. Deze stukken zijn ondertekend door de Praeses en Quaestor; ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Tevens presenteert de kascontrolecommissie haar verslag. Ook wordt er in deze vergadering gewisseld van bestuur.
2. presenteert het nieuwe bestuur zijn plannen en begroting voor het komende verenigingsjaar.
In de Algemene Ledenvergadering bedoeld onder lid 1 sub b, gehouden in de maand februari of maart, wordt het halfjaarverslag gepresenteerd en zal de kascontrolecommissie haar bevindingen presenteren.
In de Algemene Ledenvergadering bedoeld onder lid 1 sub c, uiterlijk gehouden in juni, wordt het opvolgende bestuur benoemd door de Algemene Ledenvergadering.
Naar inzicht van het bestuur kan ervoor worden gekozen de Algemene Ledenvergadering als genoemd onder lid 1 sub a, te splitsen in twee Algemene Ledenvergaderingen, waarbij de tweede ten hoogste drie weken na de eerste Algemene Ledenvergadering zal plaatsvinden.

Artikel 17 – Agenda

De agenda voor de Algemene Ledenvergadering bevat in ieder geval de volgende punten:
1. opening;
2. vaststellen agenda;
3. goedkeuren van de notulen van de vorige vergadering;
4. wat verder ter tafel komt;
5. rondvraag;
6. afsluiting.
De agenda alsmede de stukken die op de vergadering zullen worden behandeld, worden tenminste vijf werkdagen voor de Algemene Ledenvergadering rondgestuurd aan de leden.

Artikel 18 – Stemming

Stemming gebeurt met handopsteking, dan wel hoofdelijk. Op uitdrukkelijk verzoek van ten minste één lid met stemrecht kan er worden gekozen voor schriftelijke stemming. De Ab-actis, dan wel notulist van de vergadering is belast met het tellen van de stemmen.
Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden.
Volmachten kunnen op grond van artikel 21 lid 2 van de Statuten slechts schriftelijk verleend worden. Onder schriftelijk wordt verstaan een papieren volmacht voorzien van een handtekening van de volmachtgever.

COMMISSIES

Artikel 19 – Instellen commissies

Op grond van artikel 15 van de Statuten stelt de Algemene Ledenvergadering in samenspraak met het bestuur commissies aan met het oog op de behartiging van de belangen van de vereniging en de organisatie van activiteiten van de vereniging. Het bestuur stelt deze commissies samen en begeleidt en controleert hen.
Het aantal commissies, hun respectievelijke duur en taak worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Artikel 20 – Benoeming commissieleden

Alleen leden van Sophia Aeterna kunnen lid worden van een commissie.
Toetreding tot een commissie is mogelijk binnen een door het bestuur gestelde termijn. Leden kunnen zich tot het einde van de termijn bij het bestuur opgeven voor een plaats in de commissies.
Het bestuur benoemt na het verstrijken van deze termijn, eventueel na het houden van sollicitaties, de commissieleden.
Wanneer het bestuur besluit over de benoeming van commissieleden, licht het alle benoemde en eventueel afgewezen leden in en publiceert het een lijst van alle benoemde commissieleden in de nieuwsbrief.

Artikel 21 – Begeleiding en controle commissies

Het bestuur is bij de begeleiding en controle bevoegd om praktische en inhoudelijke aanwijzingen te geven.
Onder praktische aanwijzingen wordt verstaan, aanwijzingen die zien op de organisatorische en financiële aspecten van activiteiten. Inhoudelijke aanwijzingen zien onder meer op de inhoud van activiteiten, thema’s of de invulling daarvan, sprekers, geschreven media, reclame voor activiteiten en dergelijke.
Het bestuur roept de commissie bijeen voor een eerste vergadering en legt gedurende die vergadering uit wat er van hen verwacht wordt. Ook wordt afgesproken welk commissielid verantwoordelijk is voor het contact met het bestuur.
De Assessor is verantwoordelijk voor de communicatie tussen het bestuur en de commissies. Ook houdt de Assessor de voortgang van commissies in de gaten.
Commissies maken voor al hun activiteiten een begroting en leggen deze ter goedkeuring aan de Quaestor voor. Zonder deze goedkeuring kan de activiteit geen doorgang vinden. Begrotingen van grote commissies, zoals de Fronsredactie, de toneelcommissie, de reiscommissie en een eventuele lustrumcommissie, worden bij voorkeur ook aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegd.
Data, tijden en locaties van activiteiten worden in samenspraak met het bestuur vastgesteld.
Het bestuur ontvangt de notulen van elke commissievergadering.
Slechts met toestemming van het bestuur kunnen commissies samenwerkingen aangaan met andere verenigingen en commissies van andere verenigingen.
Wanneer de goede naam, integriteit of de belangen van de vereniging in het geding zijn, mag het bestuur ingrijpen in de activiteiten van de commissie.
Elke commissie is verplicht om aan het einde van het jaar het draaiboek bij te werken dan wel er een te schrijven, indien er nog geen draaiboek voor die commissie is opgesteld.

Artikel 22 – Kascontrolecommissie

De artikelen 19 tot en met 21 gelden niet voor de Kascontrolecommissie. De Kascontrolecommissie, zoals bedoeld in artikel 25 lid 1 van de Statuten, vormt de financiële controle van de vereniging en wordt als zodanig aangesteld door de Algemene Ledenvergadering.
Het bestaan van de Kascontrolecommissie is te allen tijde verplicht. Op de wissel-Algemene Ledenvergadering wordt daarom steeds de nieuwe kascontrolecommissie aangesteld.
De Kascontrolecommissie neemt vóór ten minste twee Algemene Ledenvergaderingen per verenigingsjaar, waaronder de wissel-Algemene Ledenvergadering, de financiële stukken door en controleert of de boekhouding klopt. Indien de boekhouding klopt, geeft de Kascontrolecommissie na instemming van de Algemene Ledenvergadering een akkoord.

Artikel 23 – Beëindiging commissies

Na het aflopen van de door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde duur van een commissie wordt de commissie op de Algemene Ledenvergadering uitgeslagen en houdt daarmee op te bestaan.
De Algemene Ledenvergadering kan daarnaast in samenspraak met het bestuur tijdens de vastgestelde duur besluiten tot het opheffen van de commissies, in het geval dat:
1. er te weinig of geen leden benoemd kunnen worden als lid van de commissie;
2. de commissie er geen blijk van geeft haar taak te vervullen.

ARCHIVERING

Artikel 24 – Archivering

Het bestuur is verantwoordelijk voor het archief van de vereniging. Het neemt hierbij de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht.
Het archief bestaat uit een analoog deel en een digitaal deel.
In het analoge archief worden tenminste de volgende stukken bewaard:
1. de Statuten en het Huishoudelijk Reglement;
2. de inschrijfformulieren van de leden;
3. de notulen van de Algemene Ledenvergaderingen, ondertekend door de voorzitter en de notulist van de desbetreffende vergadering;
4. de analoge financiële administratie, bestaand uit de de begroting en realisatie van de vereniging en de betaalde bonnetjes en facturen;
5. almanakken, Fronsen en overige uitgaven van de vereniging.
In het digitale archief worden tenminste de volgende stukken bewaard:
1. de Statuten en het Huishoudelijk Reglement;
2. de ledenbestanden: het ledenbestand en reünistenbestand;
3. de notulen van de Algemene Ledenvergaderingen;
4. andere stukken die zijn behandeld op de Algemene Ledenvergadering;
5. de digitale financiële administratie, bestaand uit:
  1. begroting en realisatie, ook van commissies;
  2. balans;
  3. quaestuur;
  4. bankafschrift;
  5. verstuurde facturen.
6. notulen van de bestuursvergaderingen, deze moeten in ieder geval bevatten:
  1. besluiten om activiteiten te organiseren;
  2. besluiten om in te gaan of niet in te gaan op samenwerkingsvoorstellen;
  3. besluiten om bijzondere aankopen of bestedingen te doen;
  4. besluiten omtrent weigering of beëindiging van het lidmaatschap door de vereniging zoals genoemd in de artikelen 6 tot en met 8;
  5. besluiten omtrent de benoeming van commissieleden;
  6. herziening van een van bovengenoemde besluiten.
7. draaiboeken van de bestuursfuncties en commissies;
8. foto’s van de verenigingsactiviteiten.
Bestuursnotulen mogen slechts ingezien worden na een verzoek van de Algemene Ledenvergadering.
Voor de overige stukken van het archief geldt dat deze niet mogen worden meegenomen of ingezien zonder toestemming van het bestuur.

SLOTBEPALING

Artikel 25

Overal waar in dit reglement de mannelijke vorm wordt gebezigd, mag ook de vrouwelijke of genderneutrale vorm worden gelezen.
Dit reglement kan gewijzigd worden volgens de procedure genoemd in artikel 28 en artikel 26 leden 1 en 2 van de Statuten.